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办公自动化用英文来表示是Office Automation，所以也简称为OA系统。它是于70年代中期，发达国家用来解决因急速加剧的办公业务量而对企业生产率造成巨大影响的问题，然后开始发展起来的一门具有综合特性的技术。它的基本任务是借助发展快速的计算机和网络技术，使人们能够利用已经实现了的各种设备处理各项办公业务，提升了企业和部门职员对各种业务的处理办公效率和质量，达到了高效工作，管理和决策便捷的目的。OA系统的知识范围涵盖了人文学科、管理学科和应用学学科等范畴，而且在办公自动化中表现了科学的有效交融、渗透，因而可以说办公自动化是 完成企业管理现代化的标识之一。32470
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办公自动化神奇的横空出世，影响了历史悠久的机关事务型办公中的劳动力就业比例构造，从1998年美国的劳动统计局的总体数据中不难看出：美国的四个超级大产业中占量最多的是信息大产业，约比总量的一半稍高；服务行业次之，约为总量的三分之一；工业和农业方面的占量较少，约为总量的十分之一和五十分之一。这些数据清晰的表现出了办公自动化的应用有很大的发展前景。办公自动化在七十年代末八十年代初开始进入我国，到现在己将近三十年的发展历史，在我国国民经济水平的快速提升，社会发展的持续加速的进程中，我国的OA系统与其他新兴应用系统都可以与世界优秀的水平相提并论，尤其是以信息数据管理体系为中心的第三代OA系统。论文网
伴随着办公自动化所使用的技术的不断发展，OA所迸发的新产品的不断出现，OA系统的外延也在不断地拔高和拓宽。80年代是第一代OA发展的开端，在九十年代初继续繁盛发展，它所代表的是办公人员对传真机、复印机、等办公机器设备的运用。
第二代OA在九十年代的中期继续发展并表现出蓬勃生机，它主要代表着借用电脑开展文字储存、排版及输出等工作，它的特点是借助电脑对财务人事等办公业务进行管理。从21世纪开始，第三代的OA开始立足于核心位置，它主要是指将信息数据处理、知识内容管理和业务工作流程相连接的应用性系统。
第三代OA是以知识信息管理为中心，网络、企业信息和系统为辅助的体系。它的目的是帮助企业和组织发现已获取的信息资源，然后将拥有专门技艺的人作为目标，经过协同工作和岗位培训来共享这些资源，为用户提供多方位的学习模块功能和知识传递机制，使整个团队组织可以有效的利用这些资源，积极转变企业或部门员工在OA系统中被动位置，提升企业和部门的工作数量和质量。总结为一句话来理解就是知识管理将在恰当的时间，把优质的信息知识传给对的人，让他们开始最合适的举动，减少出现习惯性做错的现象，并增强对不同地方不同知识资源的获取率。
它体现的第一个显著的特征就是它强大的数据处理能力。功能全面并且数据来源丰富的信息处理功能对于知识管理的第三代办公自动化系统来说，意着充分全面的集成各种信息数据，这些信息数据不但包括文件系统中的文件，还包括电子邮件信息和传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，特别还包括因特网上的数据。当然，它还意着可以大量利用多种协同办公手段。它最独特之处就在于它的不同层面的信息共享方式，通过统一消息为最底层的提示功能和信息数据的传输功能。
它体现的第二个明显的特征是知识管理原则。OA系统实现了为“知识管理”提供推广平台与门户的作用，面向知识信息管理体系的第三代OA系统一步一步的将知识信息管理原则和工作理论传达到每一个职员的日常工作中。